Administrative Assitant

Alten Canada

Type

Plein temps

Salaire

À négocier

Catégorie

Secrétariat

Date d'embauche

Dès que possible

Ville

Montréal, QC, Canada


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English version (french below)

Administrative Assistant

Core functions of the role:

• Communications & Management Reporting.
• Assist with data collection and production of monthly and quarterly management reports.
• Assist with production and translation of communication materials in English and in French.
• Produce reports, presentations and org charts based on existing templates using MS PowerPoint, Excel and Word.
• Maintain various existing SharePoint and intranet sites.

Calendar Management:

• Keep Senior Manager's Calendars up to date including preparation of travel itineraries / schedules for business trips. (travel details & contact telephone numbers should be entered)
• Calendar management - set up of all internal/external meetings for Senior Managers.
• Schedule all meetings for manager as required – arrange all conference rooms, AV equipment, dial in numbers, video conference facilities and prepare & distribute meeting materials.
• Proactivity on the calendar management, move conflicts as necessary, being able to prioritize meetings.

Travel:

• Co-ordinate and book all travel including flights, hotels, currency, taxis etc. adhering to all Firm policies.

Expenses:

• Complete expense reports for Managers if required. Ensuring all claims adhere to Firm policy.

Attendance at meetings:

• Hold regular 1-1 meetings (to be agreed) with Senior Manager's in order to decide priorities/deadlines/projects. Provide regular updates on work in hand.
• Provide regular feedback on problems/issues.
• Ad hoc support for various committees as required.
• Attend weekly meetings with the Montreal team, where applicable.
• Arrange, attend and minute various regular meetings.
• Send out meeting minutes in a timely manner.
• Arrange all conference rooms, AV equipment, dial in numbers, video conference facilities and prepare & distribute meeting materials.


Floor / Space coordination:

• Co-ordination of all day to day moves and associated processes: desk moves, IT moves, system updates.
• Update online space management tool.
• Submit related move tickets.
• Support large scale project moves as needed.
• Desk allocation for all new joiners.



Point of contact:

• Provide general information on the office, department and Firm as required (promoting use of internal web pages or appropriate points of contact where possible).
• Miscellaneous questions, point of contact for staff members for the departments covered.

General Admin tasks:

• Filing, scanning, photocopying etc. as required.
• Arrange courier and postal services as needed.
• Update and review materials such as communications, correspondence, presentations and reports.
• Minor English/French and French/English translations.
• Maintain various SharePoint sites.
• Maintain mail groups.
• Org Chart Update.
• Update various Divisional lists & reports.
• Miscellaneous Event planning when requested.
• Coordinating department activities and functions, arranging team events, and help co-ordinate materials for team meetings.

Visitor Support:

• Arrange desks for visitors prior to arrival.
• Provide support to visiting Managers.

New Hires:

• Check daily report for new hires into area.
• Complete new hire set up. Desk assignment, ensure new hire accounts are active, requesting ID and log on details.
• Daily / Weekly follow ups to ensure all information is received on time.
• Host weekly New Hire Orientation sessions.
• Contingent on-boarding - ensure all appropriate approvals have been received including creation of ID’s.
• Complete and submit new hire tickets
• Consultant Departure; ensure the appropriate tickets have been raised, follow up as necessary.

Projects:

• There may be an opportunity to become involved in a variety of Projects; however, this is dependent on work load and priority.

Team cover:

• Form a working partnership with other team members and other support function teams. Ensure absence cover for own area and provide additional help when possible to other team members.



Skills / Competencies that are essential to the role include:

• Pro-active: identifies other value add- areas for Managers over and above day to day tasks.
• Identifies areas for improvement and suggests solutions.
• Demonstrates willingness to learn about the business. (helps integration into group)
• Excellent organizational skills.
• Able to work in a fast-paced environment.
• Able to perform and manage many tasks at the same time.
• Excellent time/priority management skills.
• Assertive.
• Good communicator.
• Good use of initiative, judgment and decision making.
• Flexible & adaptable to change.
• Strong team player who is also able to work and deliver on their own.
• Ability to prioritize diverse tasks and lead them to timely completion.
• Fluently bilingual in English and French, spoken and written and able to translate English to French.
• Excellent knowledge of MS Suite, PowerPoint, Excel, Word.
• Demonstrated ability to continuously learn and apply office and productivity tools.


French version


Adjoint administratif
Fonctions principales du poste

• Produire des communications et des rapports de gestion.
• Aider à collecter des données et à produire des rapports de gestion mensuels et trimestriels.
• Aider à rédiger et à traduire du matériel de communication en anglais et en français.
• Produire des rapports, des présentations et des organigrammes en utilisant des modèles existants sur les logiciels PowerPoint, Excel et Word de Microsoft.
• Tenir à jour divers sites intranet et SharePoint existants.

Gestion d’agenda

• Tenir à jour les agendas des cadres supérieurs, y compris en préparant les itinéraires et les horaires des voyages d’affaires (les détails du voyage et les numéros de téléphone des personnes-ressources doivent être inscrits à l’agenda).
• Gestion de l’agenda : organiser toutes les réunions internes et externes des cadres supérieurs.
• Planifier toutes les réunions des cadres selon les besoins : réserver les salles de conférence et l’équipement audiovisuel, prévoir les numéros à composer et les installations de vidéoconférence nécessaires, et préparer et distribuer la documentation de la réunion.
• Gérer l’agenda de façon proactive, déplacer les activités entrant en conflit au besoin et accorder la priorité adéquate aux réunions.

Voyages

• Planifier et réserver tous les voyages, y compris le transport en avion, l’hébergement, la conversion de devises, les taxis, etc., conformément aux politiques de la Société.

Dépenses

• Remplir les notes de frais des cadres, s’il y a lieu. Veiller à ce que toutes les réclamations soient conformes aux politiques de la Société.

Participation aux réunions

• Organiser des rencontres individuelles avec un cadre supérieur (à confirmer) afin de convenir des priorités, des échéances et des projets. Fournir régulièrement des informations à jour sur le travail à effectuer.
• Fournir périodiquement une rétroaction sur les problèmes rencontrés.
• Offrir du soutien ponctuel à divers comités, s’il y a lieu.
• Assister à des réunions hebdomadaires avec l’équipe de Montréal, s’il y a lieu.
• Organiser diverses réunions ordinaires, y participer et rédiger les procès-verbaux.
• Transmettre les procès-verbaux en temps opportun.
• Prévoir les salles de conférence, l’équipement audiovisuel, les numéros à composer et les installations de vidéoconférence nécessaires, et préparer et distribuer la documentation des réunions.

Organisation de l’étage ou de l’espace

• Coordonner les déplacements quotidiens et les processus connexes : les déplacements de bureaux, les changements dans les services de TI et les mises à jour de systèmes.
• Mettre à jour l’outil en ligne de gestion de l’espace.
• Soumettre les tickets relatifs aux déplacements.
• Soutenir les déplacements dans le cadre de projets d’envergure, s’il y a lieu.
• Attribuer un bureau à tous les nouveaux membres du personnel.

Point de contact

• Fournir sur demande des renseignements généraux sur le bureau, les services et la Société, et inciter lorsque possible à utiliser l’intranet ou les points de contacts appropriés.
• Répondre à diverses questions et agir comme point de contact pour le personnel des services attitrés.

Tâches administratives générales

• Effectuer des tâches de classement, de numérisation et de photocopie, etc., selon les besoins.
• Organiser les services de messagerie et les services postaux, le cas échéant.
• Mettre à jour et réviser des documents comme des communications, des lettres, des présentations et des rapports.
• Traduire de brefs textes de l’anglais au français, et du français à l’anglais.
• Tenir à jour divers sites SharePoint.
• Tenir à jour les groupes d’envoi.
• Tenir à jour l’organigramme.
• Tenir à jour divers rapports et listes relatifs à la division.
• Organiser divers événements sur demande.
• Coordonner les activités et les fonctions du service, organiser des activités d’équipe et participer à l’organisation de la documentation pour les réunions d’équipe.

Aide aux visiteurs

• Préparer les bureaux pour les visiteurs avant leur arrivée.
• Fournir de l’assistance aux gestionnaires en visite.

Nouvelles embauches

• Consulter les rapports quotidiens pour connaître les nouvelles embauches dans son secteur.
• Terminer la préparation pour l’arrivée de nouveaux employés. Attribuer un bureau aux nouveaux employés, s’assurer que leur compte est activé, demander un identifiant et des renseignements pour leur connexion.
• Effectuer un suivi quotidien ou hebdomadaire pour s’assurer que l’information est reçue à temps.
• Organiser des séances d’orientation hebdomadaires pour les nouveaux employés.
• Lors de l’arrivée d’employés occasionnels, veiller à obtenir toutes les autorisations et les identifiants nécessaires.
• Remplir et soumettre les tickets pour les nouveaux employés.
• Lors du départ d’un consultant, soumettre les tickets appropriés et faire le suivi nécessaire.

Projets

• La participation à divers projets est envisageable, si la charge de travail et les priorités le permettent.

Soutien de l’équipe

• Former un partenariat de travail avec les membres de son équipe et ceux des autres équipes de soutien. Assurer le remplacement de collègues de son secteur en cas d’absence et aider lorsque possible les membres de son équipe.


Compétences essentielles au poste

• Attitude proactive : capacité à cibler des occasions de valeur ajoutée pour les cadres et à aller au-delà de ses tâches quotidiennes.
• Aptitude à cerner des aspects à améliorer et à suggérer des solutions.
• Volonté d’en apprendre davantage sur les activités de la Société (favorise l’intégration au groupe).
• Excellentes compétences organisationnelles.
• Aptitude à travailler dans un environnement qui évolue rapidement.
• Aptitude à gérer et à exécuter plusieurs tâches à la fois.
• Excellentes compétences en gestion du temps et des priorités.
• Capacité à s’affirmer.
• Bonnes aptitudes à la communication.
• Sens de l’initiative, jugement et compétences décisionnelles utilisés de façon judicieuse.
• Flexibilité et adaptabilité.
• Forte aptitude à travailler en équipe, mais aussi à fournir le travail nécessaire de façon autonome.
• Aptitude à établir l’ordre de priorité de diverses tâches et à assurer leur exécution rapide.
• Aisance parfaite à communiquer à l’écrit ou à l’oral, en anglais et en français, et à traduire de l’anglais au français.
• Excellente connaissance des logiciels PowerPoint, Excel et Word de Microsoft.
• Aptitude manifeste à apprendre et à utiliser continuellement des outils de bureau et de productivité.