Secrétaire De Direction (Non Syndiqué)

Ville

Flexible

Salaire

50 CAD Annuel

Catégorie

Fonction publique

Type

Plein temps

Date d'embauche

Dès que possible

Publié le

23/11/22


Êtes-vous la prochaine recrue de l’Université TÉLUQ?

Joignez l’équipe de l’Université TÉLUQ pour porter fièrement ses couleurs (vert et noir) sur le terrain de jeu de la formation à distance. Épanouissez-vous dans un milieu de vie équilibré et contribuez au projet collectif d’une université à taille humaine.

À l’écoute de ses membres, vivante et tournée vers l’avenir, l’Université TÉLUQ recherche de nouveaux talents dans son équipe de feu.


EN BREF

Port d’attache : Québec (télétravail hybride)
Type de poste : Affectation temporaire d’une durée de 12 mois
Horaire de travail : Du lundi au vendredi de 8 h 30 à 16 h 30
Salaire : Peut varier entre 50 613 $ et 68 020 $ selon la scolarité et l’expérience


AVANTAGES


Vacances et congés

 20 jours de vacances
 2 congés personnels
 10 congés de maladie
 Congé des fêtes
Horaire et télétravail

 Possibilité de télétravail à 100%
 Horaire flexible
 Horaire d’été allégé
Mieux-être


 Programme d’aide
 Remboursement pour activité physique
 Clinique du sommeil
 Club social
Développement de carrière

 Formation continue
 Formation pour progression professionnelle*
 Cours de langues

*Libération de temps et remboursement des frais

Les avantages peuvent différer selon les conventions collectives, le protocole en vigueur et le statut d'emploi.


VOTRE GROUPE DE TRAVAIL

Direction de l’enseignement et de la recherche


VOTRE PREMIER BUT

Sous la direction du directeur de l’enseignement et de la recherche, assiste son supérieur dans l'accomplissement de son mandat en participant aux opérations reliées à la gestion de sa direction et plus particulièrement voit à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou à tout autre dossier spécifique visant la réalisation de la mission de la direction. Soutient l’équipe en place dans la réalisation de projets complexes. Transige de façon régulière de l’information stratégique et des dossiers de nature confidentielle.

VOUS AUREZ AUSSI À

 Appuie son supérieur dans l’application des différentes règles, procédures et politiques en vigueur et dans le suivi à assurer. Fournit des réponses à certaines questions relevant de sa compétence à partir de celles-ci.

 Collabore, avec tous les membres de la direction de l’enseignement et de la recherche, à la bonne marche du secteur. Par exemple, en colligeant l'information, en présentant sous les formes appropriées les données, en suggérant des modifications susceptibles d'améliorer le fonctionnement des activités de son secteur en se donnant des méthodes de travail plus efficaces.

 Prend les dispositions relatives à l'agenda de son supérieur. À cet effet, gère la prise de rendez-vous, fait les rappels appropriés et organise les rencontres selon les priorités. Réaménage l'agenda en fonction des urgences et des imprévus et s'assure de la présence des personnes appropriées aux différents rendez-vous.

 Prépare le dossier requis par son supérieur pour les diverses instances et réunions auxquelles elle assiste.

 Fournit des réponses aux professeurs ou auprès de certains intervenants à certaines questions à partir de la convention collective, des politiques, des règles, des procédures de gestion et des pratiques en vigueur relevant de sa compétence en obtenant l’information sur des sujets variés et complexes auprès de son supérieur ou des services concernés.

 Assume la responsabilité de l’organisation et du suivi administratif de divers systèmes reliés au travail de secrétariat, notamment le système de classement, de fichiers informatiques de gestion, d’échéanciers, d’archivage. Effectue la mise à jour des informations relatives à la direction sur la page Web et sur l’intranet.

 Effectue le suivi des décisions prises par son supérieur ainsi que certains dossiers à caractère confidentiel et prend les mesures appropriées afin d'en assurer la réalisation.

 Participe aux différentes opérations reliées à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles et assure les suivis appropriés. À cette fin, effectue les recherches nécessaires, communique avec les personnes-ressources et complète les formulaires administratifs requis.

 Participe à la planification et à la préparation du budget de sa direction ainsi que des directions, services et départements relevant de la direction de l’enseignement et de la recherche et en assure le suivi et le contrôle avec le système informatique en place. Relève les erreurs et avise le personnel concerné, s’il y a lieu.

 Reçoit et filtre les appels téléphoniques et donne des renseignements. Accueille les visiteurs, s'informe de l'objet de l'entretien et prépare les documents nécessaires à la visite. Oriente ceux dont le problème peut être résolu par une autre autorité et gère la prise de rendez-vous si, à son avis, il est pertinent de tenir un entretien avec son supérieur.

 Dépouille le courrier, en prend connaissance, le trie, le distribue et traite les demandes en fonction des priorités. Prépare les dossiers en effectuant les recherches et les consultations préalables et répond à une partie de la correspondance et rédige des projets de réponse aux problèmes plus complexes. Note les suites à donner et effectue le suivi de ces dossiers.

 Organise des réunions en faisant les convocations, les réservations de salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires. Assiste aux réunions, prend note des délibérations, rédige des procès-verbaux et donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence.

 Prend des notes et effectue la saisie de données de divers documents tels que lettres, rapports, mémos, etc., à partir de documents manuscrits, numérisés ou autres.

 Assume la responsabilité du système de classement numérique et applique la procédure d’archivage. Effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques de gestion et utilise à cette fin, les divers appareils mis à sa disposition.

 Participe à la planification et à l’organisation matérielle d’activités extérieures telles que colloques, congrès, voyages.

 La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. La personne titulaire du poste peut être appelée à accomplir temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis et tout autre mandat que lui confie son supérieur.

COMME RECRUE, CE QUE VOUS DEVRIEZ POSSÉDER
 Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente.
 7 ans d'expérience pertinente.

LES PETITS PLUS QUI ATTIRENT NOTRE ATTENTION

 Très bonne compétence linguistique en français écrit (70%);
 Grandes habiletés rédactionnelles, ainsi qu’une excellente habileté à communiquer verbalement;
 Esprit d’initiative et autonomie;
 Rigueur, minutie et souci du détail;
 Sens de la collaboration, de l’anticipation, de la planification et de l’organisation développé;
 Habiletés dans les relations interpersonnelles, discrétion, professionnalisme et diplomatie;
 Maîtrise des logiciels de la suite MS Office.

BIEN SÛR, NOUS VOUS OFFRONS
 Assurances collectives
 Formation continue et développement professionnel
 Régime de retraite

DITES-NOUS OUI!

Pourquoi attendre? Déposez votre candidature dès maintenant!

Impossible maintenant? Nous sommes prêts à patienter…mais ne dépassez pas le 4 décembre 2022, 16 h 30.

Nous ferons la sélection en continu et le concours restera ouvert tant que vous ne vous serez pas manifesté.

QUI SOMMES-NOUS?

Pionnière de la formation à distance, l’Université TÉLUQ permet chaque année à 20 000 personnes de conjuguer études, projets personnels et professionnels. Sa flexibilité leur permet d’étudier sans se déplacer et en organisant leur horaire librement. Constatez-le par vous-même en joignant l’équipe d’une université qui se démarque surtout par son modèle d’enseignement à distance unique.
www.teluq.ca

L’Université TÉLUQ applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à soumettre leurs candidatures.

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