Nous sommes à la recherche d'une adjointe administrative pour notre client, une entreprise réputée. Il s'agit d'un poste permanent, hybride à Montréal avec un horaire de 37. 5h par semaine. Nous recherchons une personne dynamique organisée, qui ne craint pas de donner son avis et de prendre des initiatives. Cette dernière travaillera dans un milieu stimulant et bénéficiera d'excellents avantages sociaux.

Responsabilité :
Apporter le soutien administratif et logistique nécessaire à l’équipe et travailler en étroite collaboration avec ses supérieurs
Gérer l'agenda et la correspondance de la gestionnaire
Recevoir des appels et les transférer à qui de droit
Recevoir et trier le courrier physique et électronique
Rédiger, réviser et corriger certains documents et correspondances
Organiser les réunions et rencontres
Préparer des documents pour les rencontres (ordre du jour, horaire, etc.)
Fournir une assistance technologique dans les salles de réunion
Assurer la communication relevant de sa compétence (rédaction de lettres, réponse aux questions, suivis, etc.)
Mettre à jour les listes de contacts et assurer la documentation de toutes modifications
Apporter un support au service marketing au besoin
Produire et mettre à jour différents dossiers et rapports
Assurer la production des rapports de dépenses
Traiter et finaliser les factures
Gérer l’agenda de ses supérieurs
Remplacer à la réception au besoin
Effectuer toutes autres tâches administratives connexes

Exigences:

DEP ou AEC en bureautique où équivalent
Minimum 5 années d’expérience pertinente dans un poste similaire
Très bonne maîtrise de la Suite Microsoft Office
Parfaitement bilingue (français et anglais) tant à l’oral qu’à l’écrit (une partie de la clientèle est anglophone)
Une expérience dans une firme professionnelle serait un atout

Savoir-Être:

Un très bon sens de l’organisation permettant un travail efficace et rapide
Compétences d’observation et apporte une attention aux détails
Une bonne gestion des priorités et du stress
Aisance avec les outils technologiques
Excellente maîtrise de la communication verbale et écrite
Excellente capacité d’adaptation
Sens aigü du service à la clientèle
Discrétion et proactivité
Personne fiable qui travaille adéquatement sous pression
Autonomie, flexibilité et capacité à transiger avec plusieurs intervenants;