Alors après avoir envoyé de nombreux mails à différentes compagnies de share house et avoir bataillé pour avoir une réponse claire de leur part dans un anglais compréhensible haha, je suis en mesure de répondre à ma propre question : les "initial fee", registration fee, contract fee ou autre fee que les compagnies mettent en avant et qui vont de 10,000 à 50,000yen,
ne sont pas rendus lors du déménagement !
Voilà un panel des réponses des différentes comagnies à ma question "when i move out, will the registration fee be returned to me "? :
Oakhouse :
'Un-refundable' meaning it will not get returned when you move out unfortunately.
Tokyo stay :
Yes, a deposit means you will be getting the money back if nothing has been broken or damaged. It will also be the money to reserve the room for you.
(NB : donc les deposit fee de 30,000y sont bien rendus !! par contre je ne sais pas pour les 15,000y d'administration fee, pas réussi à avoir de réponse claire mais j'imagine que non...)
Borderless house :
Besides the rent and the utilities, we would first ask you to pay the initial fee 50,000 JPY.
Regarding the Key money, in Japanese we call it "reikin" (礼金, literally, "gratitude money") is a mandatory payment of renting a room in Japan, which includes contract fee, management fee and house maintanence fee.
Key money is not refundable; Deposit is refundable but restoration Fee 5,000 yen~10,000 yen will be deducted from the deposit, depends on the duration of your stay.
・If your stay is less than 60 days, you will have \15,000 refund on your move-out day.
・If your stay is more than 60 days, you will have \10,000 refund on your move-out day.
XRoss house : This is XROSS HOUSE management office.
Yes this registration fee is not refundable in any case.
Voilà ce que j'ai eu en réponse. A part Tokyo stay, les frais initiaux ne sont pas rendus ; et tokyo stay garde certainement les 15,000y de "frais administratif" donc on peut partir du principe que tokyo stay ne rend pas non plus, juste que c'est moins cher que d'autre.
Donc
ces frais initiaux sont à rajouter au loyer. Si vous voyez une chambre partagée à 50,000y/mois dans une share house et que vous vous dites "quel bon plan!", pensez à rajouter les 30,000/50,000y (250-450e) en plus et votre chambre en coloc vous revient à ~90,000y le mois !! Si on rajoute en sus la location du materiel pour dormir (c'est le cas dans toutes les share house que j'ai regardé, ça va de 1,000 à 8,000y), les frais de renouvellement de contrat ou de rupture de contrat, si la machine à laver n'est pas inclus dans les 'utility fee' non plus... ça revient rapidement très très cher la chambre. Si vous restez plusieurs mois, les frais sont amortis, mais si ce n'est que pour un mois, je pense que c'est mieux d'aller en auberge ou de se dépatouiller dans des petites share house qui ne font "que" 10,000y de frais initiaux divers mais dont les bonnes conditions de vie ne sont pas assurées.
Après il y a les bons plans : les compagnies proposent souvent des "end of season sale" en septembre, où qlqs share house n'ont pas de frais initiaux (naturellement, ce n'est pas les share house les mieux placées).
Oakhouse a aussi un "fix plan" :
FIX plan, c'est profitable : si dans les 7 jours suivant la signature du contrat d'arrivée, on donne son préavis de départ, on peut récupérer de 10,000y (si préavis de plus 30 jours) à 50,000y (si préavis de plus de 5 mois). Pas très pratique pour celleux qui n'aiment pas anticiper (coucou), mais ça reste peut-être encore la moins pire des solutions !
Donc voilà, je dois dire que je suis assez surprise de tomber sur ça parce que personne n'en parle dans les forums et j'ai l'impression que l'idée générale est "si vous restez pour un mois et plus prenez une share house", alors que ce n'est finalement pas le plus économique. Pourquoi personne ne prend des auberges de jeunesse (15e/nuit) pour un mois, est-ce qu'il y a une raison ? est-ce que les auberges à tokyo/japon sont horribles haha ?
Je ne dois pas être la seule qui reste un seul mois à Tokyo à mon arrivée pour faire les papiers et qui ensuite part en vadrouille, et donc pour qui prendre une share house et "donner" des frais initiaux l'équivalent d'un loyer n'est pas rentable du tout
Bref pour finir sur une touche perso je trouve quand même ça dingue cette histoire de frais, c'est juste de la key money (reikin) qui ne dit pas son nom pour que les compagnies de share house puisse mettre en avant "0 key money, 0 guarantor fee !". Pour rappel, le reikin est un 'cadeau' envers les propriétaires parce qu'iels nous font l'immense honneur de prendre en compte notre demande de mettre nos pieds dans leur somptueuse demeure de 5m² pour 3 personnes, impudent.es que nous sommes... Seul Borderless est honnête et dit bien qu'il s'agit de key money, mais après c'est les plus cher et de loin donc je ne sais pas s'iels devraient être felicité.es non plus.
Voilà, j'espère que ça servira à certain.es !