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Adjoint(e) administratif(ve) pour Compagnie de Construction/Rénovation
Flexible
Nous sommes à la recherche d'un(e) Adjoint(e) administratif(ve) polyvalent(e), rigoureux(se) et proactif(ve) pour soutenir la gestion administrative, financière, opérationnelle et marketing de l'entreprise. En collaboration directe avec la direction et les équipes de terrain, vous jouerez un rôle central dans l'optimisation de nos processus et le suivi de nos projets.
Responsabilités principales
1. Gestion financière et comptabilité
Comptabilité : Effectuer le suivi complet sur QuickBooks.
Dépenses : Vérifier les dépenses par carte de crédit et effectuer le suivi sur Billdr pro.
Facturation des travaux : Assurer le suivi journalier des équipes pour établir la facturation quotidienne.
Communication terrain : Échanger régulièrement avec les gars de chantier pour faire le point sur leur journée afin d'ajuster et d'améliorer la précision de la facturation.
Comptes payables : Assurer le suivi des factures fournisseurs.
2. Administration et soutien opérationnel
Communications : Assurer la gestion et le suivi quotidien des courriels.
Gestion du courrier : Effectuer la collecte et le traitement du courrier physique une fois par semaine (visite à domicile, ~1 h).
Approvisionnement : Prendre en charge les commandes de quincaillerie et de fournitures (à valider selon les besoins).
Flotte et équipements : Assurer le suivi de l'entretien des véhicules, ainsi que la gestion des vêtements de travail et des équipements de l'équipe.
Gestion administrative globale : Effectuer le suivi des assurances d'entreprise et des autres frais connexes.
Procédures : Rédiger des procédures pour les suivis de projet.
3. Ressources humaines et événements
Gestion des heures : Effectuer la collecte, la vérification et le suivi des feuilles de temps des employés.
Suivi de l'équipe : Assurer le suivi des évaluations de rendement ainsi que la gestion des formations et du développement des compétences des employés.
Vie d'entreprise : Organiser et planifier des événements d'équipe réguliers ( trimestre).
4. Suivi client et expérience après-chantier
Gestion de la relation client : Assurer le suivi post-chantier auprès des clients.
Satisfaction et notoriété : Envoyer les questionnaires de satisfaction, collecter les avis Google et planifier les rendez-vous photos de fin de projet.
Fidélisation : Assurer un suivi d'entretien périodique auprès de la clientèle (à 6 mois, 1 ans et 2 ans).
5. Marketing et médias sociaux
Réseaux sociaux : Prendre en charge la gestion et la publication des photos de nos réalisations sur Facebook et Instagram.
Site web : Participer à la mise à jour ou à la gestion du site web (à valider).
Exigences et compétences recherchées
Expérience pertinente en soutien administratif (expérience dans le domaine de la rénovation/construction, un atout majeur).
Logiciels et outils : Maîtrise ou aisance avec QuickBooks,
Connaissance de Billdr-pro (Atout), les outils bureautiques et la gestion de courriels.
Aisance relationnelle : Excellentes capacités de communication pour échanger efficacement avec les équipes sur le terrain et la clientèle.
Réseaux sociaux : Bonne maîtrise de Facebook et Instagram pour la valorisation visuelle de nos chantiers.
Qualités personnelles : Rigueur, autonomie, grand sens de l'organisation et débrouillardise.
Ce que nous offrons
Horaire flexible (26 h à 37 h / semaine)
Télétravail à 95 % avec remboursement/rémunération des déplacements et rencontres
Environnement de travail dynamique et collaboratif
Salaire selon Expériences 22 à 30$/heures
Responsabilités principales
1. Gestion financière et comptabilité
Comptabilité : Effectuer le suivi complet sur QuickBooks.
Dépenses : Vérifier les dépenses par carte de crédit et effectuer le suivi sur Billdr pro.
Facturation des travaux : Assurer le suivi journalier des équipes pour établir la facturation quotidienne.
Communication terrain : Échanger régulièrement avec les gars de chantier pour faire le point sur leur journée afin d'ajuster et d'améliorer la précision de la facturation.
Comptes payables : Assurer le suivi des factures fournisseurs.
2. Administration et soutien opérationnel
Communications : Assurer la gestion et le suivi quotidien des courriels.
Gestion du courrier : Effectuer la collecte et le traitement du courrier physique une fois par semaine (visite à domicile, ~1 h).
Approvisionnement : Prendre en charge les commandes de quincaillerie et de fournitures (à valider selon les besoins).
Flotte et équipements : Assurer le suivi de l'entretien des véhicules, ainsi que la gestion des vêtements de travail et des équipements de l'équipe.
Gestion administrative globale : Effectuer le suivi des assurances d'entreprise et des autres frais connexes.
Procédures : Rédiger des procédures pour les suivis de projet.
3. Ressources humaines et événements
Gestion des heures : Effectuer la collecte, la vérification et le suivi des feuilles de temps des employés.
Suivi de l'équipe : Assurer le suivi des évaluations de rendement ainsi que la gestion des formations et du développement des compétences des employés.
Vie d'entreprise : Organiser et planifier des événements d'équipe réguliers ( trimestre).
4. Suivi client et expérience après-chantier
Gestion de la relation client : Assurer le suivi post-chantier auprès des clients.
Satisfaction et notoriété : Envoyer les questionnaires de satisfaction, collecter les avis Google et planifier les rendez-vous photos de fin de projet.
Fidélisation : Assurer un suivi d'entretien périodique auprès de la clientèle (à 6 mois, 1 ans et 2 ans).
5. Marketing et médias sociaux
Réseaux sociaux : Prendre en charge la gestion et la publication des photos de nos réalisations sur Facebook et Instagram.
Site web : Participer à la mise à jour ou à la gestion du site web (à valider).
Exigences et compétences recherchées
Expérience pertinente en soutien administratif (expérience dans le domaine de la rénovation/construction, un atout majeur).
Logiciels et outils : Maîtrise ou aisance avec QuickBooks,
Connaissance de Billdr-pro (Atout), les outils bureautiques et la gestion de courriels.
Aisance relationnelle : Excellentes capacités de communication pour échanger efficacement avec les équipes sur le terrain et la clientèle.
Réseaux sociaux : Bonne maîtrise de Facebook et Instagram pour la valorisation visuelle de nos chantiers.
Qualités personnelles : Rigueur, autonomie, grand sens de l'organisation et débrouillardise.
Ce que nous offrons
Horaire flexible (26 h à 37 h / semaine)
Télétravail à 95 % avec remboursement/rémunération des déplacements et rencontres
Environnement de travail dynamique et collaboratif
Salaire selon Expériences 22 à 30$/heures
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