Démarches administratives en PVT Japon – l’expérience de Romana

Bonjour, est-ce que tu peux te présenter ?

Je m’appelle Romana. Après un PVT en Corée du Sud en 2022-2023, j’ai fait un PVT au Japon en 2024. J’ai vécu à Tokyo pendant 10 mois.

I – Les démarches administratives à l’arrivée

Quand tu es arrivée au Japon, est-ce que tu avais déjà un logement pour le long terme ?

Quand je suis arrivée, j’avais un logement temporaire pour un mois. Je m’étais dit qu’un mois suffirait pour faire les différentes démarches administratives. Et j’avais prévu de faire un peu de tourisme avant de m’installer pour le reste de mon PVT.

Dans quel ordre est-ce que tu as fait les différentes démarches administratives ?

J’ai commencé par faire inscrire l’adresse de mon logement temporaire sur ma carte de résident, comme j’avais lu qu’il fallait le faire dans les 15 jours suivant son arrivée.

Ensuite, j’ai souscrit un abonnement téléphonique, puis j’ai ouvert mon compte en banque. Enfin, j’ai changé mon adresse quand j’ai emménagé dans mon logement définitif et c’est à ce moment-là que je me suis inscrite à la Sécurité sociale japonaise.

Comment s’est passée l’inscription de ton adresse sur ta carte de résident ?

Je suis allée à la mairie de Sumida, qui était celle qui correspondait au lieu de mon logement temporaire.

Note de pvtistes.net : vous devez vous rendre à la mairie de votre lieu de résidence pour faire cette démarche, vous ne pouvez pas le faire dans n’importe quelle mairie. Pour trouver l’adresse de votre mairie de résidence, vous pouvez consulter ce site internet.

J’ai montré ma carte de résidente aux employés municipaux qui m’ont orientée et donné le formulaire qu’il fallait remplir pour déclarer son adresse.

J’ai complété le formulaire et ce qui m’a étonnée, c’est qu’ils ne m’ont demandé aucun justificatif. Par contre, après avoir donné le formulaire à l’agent, celui-ci est parti pendant plusieurs minutes pour vérifier mon adresse. Ils ont accepté d’inscrire l’adresse de mon logement temporaire, un Airbnb, sans me poser de questions et je suis repartie.

Ils ne m’ont pas parlé de la sécurité sociale. Je me suis dit que je ferais mon inscription à celle-ci lors de mon enregistrement auprès de ma mairie définitive, quand j’aurais changé de logement.

Note d’Enola de pvtistes.net : dans le récit de mon arrivée au Japon, je vous avais indiqué qu’à la mairie, la même que celle de Romana, on avait refusé d’inscrire sur ma carte de résident l’adresse temporaire où je séjournais. Dans mon cas, ce n’était pas un Airbnb, mais un hôtel. Cela montre que selon le type de logement que vous occupez, la réponse ne sera pas la même. Il est possible également que ça diffère selon les mairies.

Une fois mon adresse inscrite, j’ai pu faire toutes les autres démarches. Sans adresse sur votre carte de résident, vous ne pouvez pas faire les autres démarches (cf. récit d’Enola).

Est-ce que tu peux nous raconter la souscription à ton abonnement téléphonique ?

J’ai choisi d’aller chez NTT DOCOMO, car j’avais entendu que leur réseau était de bonne qualité. Je me suis donc rendue dans un de leur magasin, dans le quartier de Roppongi. Je suis venue sans rendez-vous et on m’a reçue, mais c’est possible qu’on vous demande de prendre rendez-vous et de revenir plus tard.

Aucun des employés ne parlait anglais donc ils ont utilisé une hotline pour faire la traduction. Le rendez-vous a duré 2 heures, donc il faut prévoir du temps. Vous devez venir avec votre carte de résident avec votre adresse écrite au dos, votre carte de crédit et votre passeport et c’est tout.

Il y avait très peu de choix de forfaits, 3 dans mon cas et celui avec le plus de data internet, c’était 15 Go pour environ 20 euros, sans appel ni SMS.

Sinon tout s’est bien passé, c’était simple, mais très long.

Comment s’est passée l’ouverture de ton compte en banque ?

J’avais lu qu’il fallait un numéro de téléphone et une adresse inscrite sur sa carte de résident pour ouvrir un compte en banque, donc j’ai fait cette démarche en dernier. J’avais lu aussi que la seule banque qui acceptait les étrangers résidant au Japon depuis moins de six mois était la Japan Post Bank (JP bank).

Je me suis d’abord rendue à la grande JP Bank d’Asakusa mais on m’a renvoyée en m’expliquant qu’il fallait impérativement se rendre dans la branche la plus proche de son lieu de résidence. Donc je suis allée dans une JP Bank proche de chez moi.

À mon arrivée, j’ai montré ma carte de résidente et j’ai dit que je voulais ouvrir un compte en banque. La première chose qu’on m’a demandée a été de télécharger l’application de la Japan Post Bank pour faire une préouverture en ligne. Le problème, c’est que je n’arrivais pas à télécharger l’application, car elle n’est disponible que sur l’App Store japonais (j’ai un Iphone). Lorsque j’ai pu accéder à l’App Store japonais, tout était écrit en japonais et ça me demandait des informations en japonais, j’ai donc abandonné l’idée de télécharger l’application et j’ai demandé si on ne pouvait pas faire la procédure par papier. Ils m’ont dit que c’était possible, mais que pour ça, il fallait prendre rendez-vous. Donc j’ai pris rendez-vous deux jours plus tard. Ils m’ont quand même donné les documents à remplir chez moi, ils étaient en japonais, mais avec un traducteur, ça n’a pas été compliqué de les compléter.

Quand je suis retournée à la banque, j’ai enfin pu ouvrir mon compte. On m’a donné le livret bancaire, mais par contre, on m’a indiqué que ma carte bancaire me serait envoyée par la poste, dans un délai de 15 jours à un mois à mon adresse. L’adresse indiquée sur ma carte de résidente.

À ce moment-là, je n’avais pas encore trouvé mon logement permanent et j’allais bientôt quitter le Airbnb dans lequel j’étais. Je savais que je ne serais plus à cette adresse quand ma carte serait livrée. Je leur ai demandé si on pouvait me donner la carte en main propre directement à la banque, on m’a dit que ce n’était pas possible.

De plus, la carte devait être réceptionnée par moi directement, donc je ne pouvais pas la faire livrer à mon Airbnb pour qu’on me l’envoie après ou que j’aille la chercher. J’étais un peu inquiète, car l’agent de la banque m’avait indiqué que si je ne recevais pas la carte au bout d’un mois, mon compte serait clôturé.

On m’a donc dit que dès que je connaîtrais ma nouvelle adresse, je devrais prendre contact avec la JP Bank la plus proche de chez moi, pour indiquer le changement d’adresse et faire envoyer ma carte à ma nouvelle adresse.

Quand je suis allée à la JP Bank de mon nouveau quartier, on m’a indiqué qu’avant de pouvoir envoyer la carte à ma nouvelle adresse, il fallait attendre que le premier processus d’envoi soit complètement terminé. Processus d’envoi qui comporte deux envois de la carte à la première adresse avant de pouvoir la renvoyer à une nouvelle adresse. On m’a alors demandé de revenir dans un mois. On m’a également précisé qu’il était possible que j’aie à refaire toutes les démarches d’ouverture de compte depuis le début…

Je précise également qu’avant de me rendre à la banque, j’étais allée à la mairie de mon nouveau quartier pour inscrire ma nouvelle adresse sur ma carte de résidente. Car au Japon, on ne se base que sur l’adresse indiquée sur la carte de résident donc tant que je n’étais pas passée par la mairie, je ne pouvais pas retourner à la banque.

Je suis donc revenue un mois plus tard, mi-avril. J’avais ouvert mon compte en banque fin février… Je n’ai pas eu à refaire toutes les démarches, on m’a juste dit qu’on allait envoyer ma carte à ma nouvelle adresse dans un délai de 15 jours à un mois.

J’ai enfin reçu ma carte fin avril, presque deux mois après l’ouverture de mon compte.

Il faut vraiment faire cette démarche quand vous avez une adresse fixe ou du moins une adresse pour plus d’un mois sinon, c’est un peu casse-tête.

En parallèle de ces démarches, tu cherchais un logement fixe, comment s’est passée ta recherche ?

J’ai commencé à chercher une share house environ 10 jours avant la fin de mon logement temporaire. J’ai fait mes recherches sur Tokyo Sharehouse. J’ai postulé à 3 share houses. Dès le lendemain, j’ai eu un retour et j’ai pu planifier une visite. La share house me plaisait, j’ai déposé un dossier et j’ai été acceptée.

J’ai emménagé trois jours plus tard.

À lire : Tout savoir sur les share houses au Japon !

Une fois que tu avais emménagé dans ta share house, comment as-tu effectué le changement d’adresse sur ta carte de résidente ?

Après mon déménagement, je suis allée faire mon changement d’adresse.

À la mairie de Sumida, on m’avait indiqué qu’il fallait un document de son ancienne mairie pour signaler qu’on déménageait et pouvoir s’inscrire auprès de la nouvelle mairie.

J’ai décidé de me présenter directement à ma nouvelle mairie sans ce document. Je voulais éviter les allers-retours. À ma nouvelle mairie, on m’a demandé de remplir un formulaire de changement d’adresse (différent du formulaire de déclaration d’adresse), puis on m’a demandé le fameux document de départ de mon ancienne mairie. J’ai indiqué que je ne l’avais pas, et ils se sont chargés d’appeler la mairie de Sumida pour faire la démarche. Enfin, ils ont inscrit ma nouvelle adresse sur ma carte de résidente.

À lire : PVT Japon : carte de résident et changement d’adresse.

En même temps, on m’a demandé de souscrire à la Sécurité sociale japonaise auprès d’un autre guichet de la mairie, ce que j’ai fait.

Dans quel ordre tu conseillerais de faire les démarches administratives à l’arrivée ?

Dans le même ordre que moi, mais en s’assurant d’avoir au moins une adresse fixe pendant 2 à 3 mois pour pouvoir faire les démarches. Car si vous n’avez pas d’adresse écrite au dos de votre carte, vous ne pouvez pas les faire.

II – Les démarches administratives pendant le PVT

Pendant le PVT, est-ce que tu as rencontré des soucis administratifs quelconques ?

Non, je n’ai rencontré aucun problème.

J’ai voulu changer de forfait téléphonique, car les 15 Go n’étaient pas suffisants. J’ai appelé la hotline anglophone de DOCOMO et on a fait le changement de forfait directement en ligne.

Ça m’a paru incroyablement simple et rapide comparé aux autres démarches que j’avais pu faire.

Il existe un forfait avec Internet illimité chez DOCOMO à environ 43 euros par mois si vous voulez !

Est-ce que le compte en banque japonais et la carte fonctionnaient bien ? Tu pouvais recevoir ton salaire sans problème ?

Oui, aucun souci. Mon employeur me versait mon salaire sur mon compte en banque japonais. Les virements étaient rapides. En une journée c’était fait !

Par contre, ma carte était une carte de retrait, qui ne me permettait que de retirer de l’argent aux distributeurs, dans la limite de 200 000 yens (environ 1250 euros) par jour. Je ne pouvais rien faire d’autre avec.

III – Les démarches administratives avant de quitter le Japon

Quand as-tu commencé les démarches administratives pour préparer ton départ du Japon ?

J’ai donné mon préavis de départ à l’agence de ma share house un mois avant ma date de départ, et j’ai aussi appelé DOCOMO un mois avant pour savoir quelles étaient les démarches à suivre pour clôturer la ligne.

Les autres démarches, je les ai faites quelques jours avant mon départ.

Pour résumer, j’ai fait mes démarches dans cet ordre :

• 1 – Donner mon préavis pour mon départ de la share house (1 mois avant).
• 2 – Prendre rendez-vous avec mon opérateur téléphonique pour clôturer ma ligne (1 mois avant).
• 3 – Me rendre à mon rendez-vous pour clôturer ma ligne (deux jours avant).
• 4 – Clôturer mon compte en banque (deux jours avant).
• 5 – Déclarer mon départ à la mairie + désinscription de la Sécurité sociale japonaise (deux jours avant).

Est-ce que tu peux parler plus en détail de la clôture de ton compte en banque ?

Je suis allée à la banque sans rendez-vous et j’ai indiqué que je voulais clôturer mon compte car je quittais le Japon définitivement.

On m’a demandé de remplir un document et on m’a donné en espèces ce qu’il restait comme argent sur mon compte en banque. Ils ont récupéré ma carte bancaire et l’ont détruite devant moi, mais ils m’ont laissé mon livret de compte avec les dernières opérations et la mention “clôturé” écrite dessus.

Ça a été très rapide, une vingtaine de minutes.

Est-ce que tu as des conseils à donner sur les démarches administratives pendant un PVT au Japon ?

Pour les démarches à l’arrivée, je dirais qu’il faut avoir un logement temporaire suffisamment longtemps pour faire les démarches ou alors attendre d’avoir son logement fixe pour faire toutes les démarches.

Note pvtistes.net : il semblerait que pour les pvtistes il y ait une tolérance sur l’inscription de l’adresse sur la carte de résident. Si ce n’est pas fait dans les 15 jours après l’arrivée, ce n’est pas grave.

Je dirais également qu’il faut avoir le temps ou prévoir du temps pour faire les démarches, car ça peut être long. Il faut être patient ! Pour attendre moins longtemps, privilégiez les jours en semaine et les heures creuses.

Sinon, une fois qu’on a toutes les infos, tout se passe bien !