Quitter son appartement // Problème agence immo

Salut à tous !
Je m'excuse par avance si le sujet a déjà été abordé mais je ne trouve rien malgré mes recherches alors je me lance.

Nous sommes en NZ depuis deux mois et avons quelques petits soucis avec notre agence immobilière en France.
Peut-être que certains sont passés par cette épreuve et pourraient apporter quelques conseils...

Voilà l'histoire

16/12/14, nous rendons l'appartement. La fille de l'agence qui fait l'état des lieux me dit que pour elle il n'y aura de frais que sur un nettoyage de hotte et une porte de placard cassée (par une personne de l'agence lors de l'une des visites mais ils ne reconnaissent pas leur tort donc passons). Bien-sûr, ce n'est pas écrit dans l'état des lieux (dit à l'oral, ça n'a aucune valeur, n'est-ce pas... En tout cas, la fille n'était pas inquiète sur l'argent pris à la caution), qui est sensiblement similaire à celui d'entrée, mis à part quelques vétustés et autre calcaire...

11/03/15, soit le lendemain de notre départ pour la NZ, nous recevons un courrier recommandé de l'agence. Mes beaux-parents le récupèrent, croyant que c'était le remboursement de notre caution (presque trois mois après donc, et sans nouvelles de leur part depuis l'envoi par mail de l'état des lieux le jour du rendu des clés, malgré un mail de notre part à M+2,5 environ)(on aurai du envoyer un recommandé, on est bêtes mais bon). Je vous le donne en mille, ce n'était pas le remboursement mais une demande de paiement en plus !

700€ de caution non rendue + 270€ de frais à régler soit plus de 900€ de frais pour "réparer" l'appartement !!!

Forcément, on apprend ça alors qu'on vient d'arriver, après 32 heures de voyage dans les pattes...
Mes beaux-parents sont sur le coup, on renvoyé une lettre demandant la présentation des factures justifiant les frais. De notre côté, petit mail à la banque pour bloquer les prélèvements intempestifs. Ils ont un peu tardé a envoyer la lettre, elle a donc croisé une autre lettre en recommandé + un mail, nous demandant de payer (la blague !).

Pas de nouvelles suite à la lettre envoyée par mes beaux parents = pas de justifications des frais engagés dans l'appartement, juste une troisième lettre recommandée indiquant qu'un huissier était saisi... On en est là aujourd'hui. Pas d'autres nouvelles depuis trois semaines.

Avez-vous déjà été dans cette situation ?
Qu'avez vous fait ?
Une amie me conseille d'aller voir un conciliateur, est-ce que mes beaux-parents peuvent le faire pour nous ?

On est un peu désemparé, c'est un truc qui pèse un peu sur notre voyage, on se prend quand même le chou, sans savoir ce qui peut nous attendre. On ne veut pas payer, c'est clair, on pense qu'on est pas en tort, et que le proprio a refait l'appartement à ses frais...

Merci de vos conseils et à bientôt !