Travailler en freelance en Nouvelle-Zélande

Sur chaque facture, vous devez inclure :

• le nom de votre entreprise (ou votre nom),
• le nom et l’adresse de votre client,
• le numéro de la facture, la date d’envoi et la date d’échéance,
• une description des biens ou des services fournis, par exemple la date, la quantité, le tarif et les heures de travail,
• le montant à payer,
• les détails du paiement, par exemple votre compte bancaire ou un bordereau de paiement par carte de crédit.

Si vous êtes enregistré auprès de la GST, vous devez également indiquer :

• votre numéro de GST,
• la mention « tax invoice » (facture fiscale) dans un endroit bien visible,
• pour les fournitures d’une valeur comprise entre 50 et 1 000 $, la GST de l’État est incluse dans le montant à payer,
• pour les fournitures d’une valeur supérieure à 1 000 $, soit :
  – préciser le montant facturé, la GST ajoutée et le montant total à payer, soit,
  – indiquer que la GST est incluse dans le montant à payer.

Notez que les factures fiscales (GST) ne sont pas nécessaires pour les fournitures d’une valeur inférieure à 50 dollars. Mais c’est une bonne idée de les conserver pour vos dossiers (et si vous voulez faire une réclamation).

Vous pouvez trouver un modèle de facture ici.

Conseils pour la facturation

• Parlez des estimations de coûts dès le départ : avant même de commencer le travail, il est bon de fixer les attentes de votre client.
• Confirmez les coordonnées : vous devez pouvoir entrer en contact avec la personne qui paie votre facture.
• Veillez à ce que les détails soient clairs : votre facture doit comporter une description de ce qui a été fourni, la date à laquelle cela a été fait, ainsi que le coût, la date d’échéance et les conditions de paiement.
• Facturez dès que le travail est terminé : la valeur du travail sera fraîche dans l’esprit de votre client. Plus vous attendez, plus la priorité de la facture sera faible.
• Proposez des modes de paiement flexibles : votre client a-t-il une préférence pour le paiement de ses factures ? En lui proposant des options, vous lui faciliterez le paiement.
• Prenez des nouvelles si la date d’échéance approche. Un appel téléphonique ou un courriel peut aider à faire en sorte que votre facture ne disparaisse pas du radar.

Si les factures ne sont pas payées à temps

• Tenez un registre des personnes ayant des factures impayées et de la durée de leur retard.
• Faites un suivi dès que possible : plus vous attendez, plus il est facile pour votre client d’oublier ou d’ignorer votre facture.
• Mettez en place une procédure pour savoir ce qui se passe, par exemple un rappel par e-mail deux jours ouvrables après la date d’échéance, et un appel téléphonique de suivi si vous n’avez pas eu de réponse après une semaine.

Ces rappels précoces doivent être brefs et courtois.