Conserver un registre fiscal
Vous devez conserver tous les registres, qu’ils soient électroniques ou sur papier, pendant au moins sept ans – afin de pouvoir les transmettre à l’Inland Revenue en cas d’audit.
Même si vous avez un comptable, c’est à vous de savoir quels registres conserver. Les registres que vous pourriez avoir besoin de conserver sont les suivants
- les factures
- les reçus
- les livres de salaires
- la petite caisse
- les relevés bancaires
- les carnets de bord des véhicules
- les registres d’actifs et les tableaux d’amortissement
- courriels, par exemple pour organiser des réunions d’affaires, surtout si vous demandez le remboursement de vos frais de déplacement dans une autre ville ou à l’étranger.
- Si vous êtes inscrit au registre de la GST, vous devez également disposer de factures fiscales pour vos dépenses afin de pouvoir demander le remboursement de la GST. Vous devez aussi conserver les documents qui peuvent justifier une demande de remboursement de dépenses.
Il est bon d’enregistrer au moins la date, la description, le coût et le fournisseur de tout ce que vous achetez pour votre entreprise.
Conservez des copies de tout ce que vous envoyez à Inland Revenue. L’utilisation de MyIR vous facilite la tâche.
Conservez également tous les calculs que vous avez effectués pour remplir votre déclaration d’impôts, par exemple lorsque vous avez calculé le montant à déduire pour votre bureau à domicile.
Hnry est l’application de référence en la matière. Celle-ci est d’ailleurs recommandée par de nombreux sites mais aussi par le site officiel Business New Zealand. Hnry coûte 1% + GST de vos revenus et est déductible des impôts. L’avantage de cette application est que ses comptables s’occupent de tout pour vous : déclaration d’impôts, calcul de taxe, etc. Hnry gère votre compte sur lequel vos clients vous paient et vous n’avez qu’à soumettre vos dépenses via l’application.
Si vous cherchez une alternative gratuite, alors l’application Zoho Books fait très bien l’affaire. Vous devrez toutefois remplir votre déclaration d’impôts vous-même à la fin de l’année fiscale. Toutefois, le blog d’Hnry, le site Business New Zealand et le site de l’IRD contiennent toutes les informations dont vous pourriez avoir besoin.
Conserver un registre GST
Si vous êtes inscrit pour la GST, n’oubliez pas d’inclure la GST dans vos prix, sinon vous risquez d’en être privé.
Conservez un registre de toutes vos factures et de tous vos reçus de dépenses (et conservez ces registres pendant sept ans). Mettez de côté tous les paiements de GST que vous recevez pour les verser à l’Inland Revenue au moment de la déclaration. N’oubliez pas que vous ne faites que collecter la GST pour le compte du gouvernement et que vous devrez la transmettre lors de votre déclaration.
Réduire vos impôts
Votre facture fiscale est calculée sur votre bénéfice net. Vous pouvez réduire votre facture fiscale en réclamant autant de dépenses professionnelles valables que possible. Vous devrez tenir de bons registres, par exemple des reçus et des carnets de bord, et les conserver pendant sept ans – l’Inland Revenue aura besoin de voir ces registres en cas de contrôle.
Envisagez d’engager un agent fiscal. Ses connaissances pourraient vous faire gagner du temps et de l’argent.
Déclarer et payer à temps
En déclarant et payant vos impôts à temps, vous évitez ainsi tout risque de devoir payer des intérêts ou des pénalités.
Si vous craignez de manquer une date de paiement, appelez Inland Revenue au 0800 377 772 pour discuter de l’aide disponible.
Que faire ?
- Le paiement par la banque en ligne est le plus rapide et le plus facile.
- Au cours de votre première année d’activité, vous pouvez bénéficier d’une réduction si vous payez volontairement vos impôts avant la fin de l’année fiscale.
- Visitez le site Web de l’Inland Revenue pour demander un arrangement par acomptes provisionnels si vous n’êtes pas en mesure de payer.
Ce qu’il ne faut pas faire
- NE payez PAS vos impôts en retard. Les pénalités pourraient être supérieures à ce que vous devez.
- NE PAS payer trop d’impôts. Les remboursements comprennent des intérêts, mais à un taux inférieur à celui que vous obtiendriez sur un compte d’épargne.
Nous l’avons mentionné dans le chapitre Déclaration d’impôts et de GST. Pour rappel, vous pouvez bénéficier d’une réduction d’impôts lors de votre première année d’activité, sous conditions.
Déduction des dépenses
Au moment de la déclaration d’impôt, votre bénéfice total (le montant sur lequel vous devez payer l’impôt) correspond à votre revenu moins les dépenses que vous pouvez déduire – donc plus vous pouvez déduire, moins vous devez payer d’impôt.
De nombreux coûts liés à la gestion d’une entreprise peuvent être déduits. Vous pouvez peut-être déduire certaines dépenses ménagères si vous travaillez à domicile.
Que faire ?
- Conservez tous les reçus de dépenses et les factures que vous recevez.
- Essayez de payer tout ce qui pourrait être une dépense professionnelle déductible par le biais de votre compte professionnel, afin d’avoir une trace écrite (et électronique).
- Conservez une trace de toutes vos dépenses – vous devez conserver ces documents pendant sept ans.
- Les frais de représentation peuvent être déductibles à 50 % ou à 100 %, renseignez-vous auprès de l’Inland Revenue.
- Vous réclamerez vos dépenses dans le cadre de votre déclaration d’impôts en inscrivant les totaux dans les cases correspondantes. Il n’est pas nécessaire de fournir les reçus avec votre déclaration, mais vous devez les avoir sous la main si l’Inland Revenue veut les voir.
Ce qu’il ne faut pas faire
- NE PAS réclamer la totalité des frais de déplacement si votre voyage mêle temps de travail et temps personnel. Ne réclamez que la partie professionnelle.
Amortissements
L’amortissement est un moyen de récupérer de l’argent sur les biens que vous achetez pour votre entreprise, comme les ordinateurs, les véhicules ou les machines. Vous demandez le remboursement du montant de l’amortissement annuel, c’est-à-dire de la valeur perdue en raison de l’usure ou de la vétusté.
La demande de remboursement de l’amortissement est généralement obligatoire – informez l’Inland Revenue si vous décidez de ne pas le faire pour un bien particulier.
Que faire ?
- Conservez tous les reçus et factures relatifs à tout actif amortissable.
- Vous pouvez demander un amortissement sur les logiciels, votre site Web et certaines propriétés intellectuelles.
- Regroupez les articles de faible valeur achetés ensemble, par exemple cinq chaises de 200 $ = un actif de 1 000 $.
- Tenez un registre précis de vos actifs fixes, de l’amortissement demandé et de la valeur fiscale ajustée de chaque actif – conservez ces registres pendant sept ans.
- Vous demanderez l’amortissement dans le cadre de votre déclaration fiscale de fin d’année.
- Il existe deux méthodes de calcul. Choisissez-en une pour chaque bien et respectez-la. Consultez le guide des taux d’amortissement de l’Inland Revenue.
Ce qu’il ne faut pas faire
- N’oubliez PAS de tenir des registres clairs si un bien est utilisé à titre privé et à titre professionnel.
Dépenses liées au véhicule
Déduisez la totalité des frais de fonctionnement si le véhicule est utilisé strictement à des fins professionnelles. S’il s’agit de votre propre véhicule, vous pouvez toujours déduire les frais de fonctionnement pour votre utilisation professionnelle.
Que faire ?
Calculez votre utilisation professionnelle via un des ces 3 moyens :
- Enregistrer les frais de fonctionnement réels – mais les dépenses liées à l’utilisation professionnelle sont limitées à 25 % des frais réels.
- Tenir un journal de bord pendant au moins 90 jours tous les trois ans, en indiquant les distances, les dates et les raisons professionnelles.
- Utiliser le taux kilométrique de l’Inland Revenue.
Ce qu’il ne faut pas faire
- NE PAS réclamer de frais sur votre déclaration de GST si vous utilisez le taux kilométrique de l’Inland Revenue.
Aucun commentaire
{{like.username}}
Chargement...
Voir plus